Rembang– Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi menerbitkan Surat Edaran (SE) Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 yang membawa angin segar sekaligus tantangan baru dalam pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) seluruh Indonesia. Kebijakan ini menegaskan bahwa seluruh arsip ASN wajib dikelola dan disimpan secara digital melalui Document Management System (DMS) atau dikenal sebagai Lemari Digital.

Edaran yang ditetapkan pada 18 Desember 2025 ini menjadi tonggak penting dalam transformasi digital kepegawaian pemerintah. Kepala BKN, Prof.Dr. Zudan Arif Fakrulloh,S.H,M.H menyampaikan bahwa langkah ini diambil untuk meningkatkan perlindungan, keamanan, dan kemudahan akses terhadap arsip kepegawaian ASN. Sistem digital diharapkan mampu menjamin keutuhan, kerahasiaan, dan keotentikan dokumen yang selama ini dikelola secara konvensional.

Transformasi Arsip ASN: Dari Fisik ke Digital

Melalui SE Nomor 11 Tahun 2025, BKN menegaskan bahwa mulai tahun 2026, seluruh dokumen ASN harus dialihkan dari bentuk fisik ke format digital dan disimpan di DMS resmi. Kebijakan ini mencakup dokumen penting seperti:

• Arsip individu ASN terkait manajemen kepegawaian
• Dokumen kepegawaian utama dan kondisional yang menjadi basis administrasi ASN
• Berkas-berkas historis yang mendukung rekam jejak ASN sepanjang kariernya

Dengan penerapan lemari digital, BKN berharap seluruh arsip dapat diakses dengan lebih cepat, aman, dan efisien oleh pejabat berwenang maupun instansi yang membutuhkannya.

Tidak hanya itu, SE ini juga menjadi dasar hukum yang kuat dalam kebijakan ASN Digital yang terus digalakkan oleh BKN. Sistem digital diharapkan tidak hanya menyederhanakan birokrasi, tetapi juga memperkuat tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel.

Unduh Surat Edaran Kepala BKN No. 11 Tahun 2025 pada link di bawah ini :